「設備の不具合の連絡が電話に集中して、他の業務が止まる」「更新の案内を送っても返事が来ず、督促に時間を取られる」「退去の手続きを何度も説明している」——賃貸管理会社・不動産管理会社でよく聞く悩みは、LINE公式アカウントの活用でかなり軽くできます。この記事では、数十戸を管理する会社から、数千戸を扱う管理会社まで、そのまま使える形で解説します。
賃貸管理会社がつまずきやすいこと
- 設備の不具合の連絡が電話に集中し、担当者が現場に出ていると受けきれない
- 「エアコンが効かない」「給湯器がつかない」など、状況の聞き取りに時間がかかり、業者手配が遅れる
- 更新案内を郵送しても開封されず、期限直前に慌てて連絡することになる
- 退去の申し出から精算までの流れを、入居者ごとに一から説明している
- 家賃の入金遅れの連絡が言いづらく、電話が繋がらないまま日数が経つ
- オーナーへの報告が月次資料だけで、日々の対応が伝わっていない
- 空室の内見予約が営業時間内の電話に限られ、問い合わせを取りこぼしている
なぜ賃貸管理会社にLINEが向いているのか
- 入居者は平日の日中に電話をかけづらい。夜でも送れるLINEのほうが連絡が届きやすい
- 設備の不具合は写真が1枚あるだけで状況判断が早くなる。LINEなら画像がそのまま届く
- 更新・退去という期限のある手続きがあり、リマインドが素直に効く
- 入居者・オーナー・内見希望者と相手が明確に分かれるため、タグでの出し分けが機能する
- 契約期間中はずっと関係が続くため、長期的な連絡チャネルを持つ意味が大きい
エルたすでできること（賃貸管理会社の使い方）
エルたすを使うと、入居者対応から更新・退去までを次のように自動化できます。
| やりたいこと | エルたすの機能 | 具体的な使い方 |
|---|---|---|
| 不具合の連絡を受ける | 自動応答・フォーム | 「設備の不具合」を選ぶと、部屋番号・症状・写真を順に聞き取るフォームを案内 |
| よくある質問に24時間答える | 自動応答 | 「鍵をなくした」「ゴミ出し」「駐車場」「水漏れ」などのキーワードで自動返信 |
| 更新の手続きを進める | ステップ配信・リマインダ | 満了3か月前・2か月前・1か月前に自動で案内、期限前に再通知 |
| 退去の流れを説明する | ステップ配信 | 申し出を受けたら、立会い予約・原状回復の考え方・精算の流れを順に配信 |
| 情報をいつでも開ける場所に置く | リッチメニュー | 「不具合を連絡する」「更新について」「退去について」「よくある質問」「緊急時の連絡先」を常設 |
| 相手ごとに違う案内を出す | タグ・セグメント配信 | 入居者／オーナー／内見希望者、物件別・エリア別にタグ分けして配信 |
| 内見予約を24時間受ける | 予約管理 | 空室ごとに内見枠を出し、ログイン不要で予約。前日リマインドも自動 |
| 物件単位の連絡を届ける | セグメント配信 | 断水・受水槽清掃・外壁工事など、その物件の入居者だけに配信 |
| どこから来た人が問い合わせたか知る | 分析（流入経路） | ポータルサイト・自社サイト・現地看板のQRを分けて計測 |
| 案内文を用意する手間を減らす | AIビルダー | 更新案内や工事のお知らせの文面の下書きを自動生成 |
自動応答で減らせる問い合わせの例
管理会社に届く問い合わせは、内容がかなり決まっています。次のような内容は自動応答に登録しておくと、電話が目に見えて減ります。
| 質問 | 自動返信で返す内容 |
|---|---|
| 鍵をなくしました | 鍵の種類別の対応、提携業者の連絡先、費用の負担の考え方 |
| 給湯器・エアコンが動きません | 先に確認してほしい点（ブレーカー・リモコン等）と、不具合連絡フォームへの案内 |
| 水漏れしています | 止水栓の位置の案内と、緊急時の連絡先 |
| ゴミの出し方を知りたい | 物件ごとの収集日と分別ルール |
| 駐車場を借りたい | 空き状況の確認方法と申込みの流れ |
| 更新の手続きはどうすればいい | 案内の送付時期と、必要書類・期限 |
| 退去したいのですが | 申し出の期限、立会いの予約方法、精算までの流れ |
緊急性の高い内容（水漏れ・ガス・火災）は、自動応答の冒頭で必ず緊急連絡先を先に出す設計にしておきます。
具体的な活用シナリオ
① 設備不具合の受付を型にする
電話で困るのは、状況の聞き取りに時間がかかることです。先に必要な項目を聞いてから担当者につなぐ流れにすると、業者手配までが一気に速くなります。
| ステップ | やること |
|---|---|
| 入居者がメニューから「不具合を連絡」を選ぶ | 物件名・部屋番号を入力 |
| 症状の選択 | 給湯・空調・水回り・鍵・その他から選ぶ |
| 写真の送付 | 状況がわかる写真を1〜2枚送ってもらう |
| 希望日時 | 業者訪問の希望時間帯を選ぶ |
| 自動返信 | 受付完了と、対応の目安時間を案内 |
| 担当者 | 内容を見てから折り返す／そのまま業者手配 |
写真が最初から届いているだけで、現場に行く前に必要な部材の見当がつきます。夜間に届いた連絡も、翌朝まとめて処理できます。
② 更新・退去のリマインド
期限のある手続きは、リマインドの設計次第で督促の手間が変わります。
| タイミング | 送る内容 |
|---|---|
| 満了3か月前 | 更新の案内予告、条件の概要 |
| 満了2か月前 | 正式な更新案内、必要書類と期限、退去する場合の申し出方法 |
| 満了1か月前 | 未返答の方にのみ再通知 |
| 退去の申し出後すぐ | 立会いの予約リンク、解約日の確認、鍵の返却方法 |
| 立会いの3日前 | 当日の持ち物、部屋の状態について |
| 立会い後 | 精算までの流れと目安の日数 |
未返答の人にだけ再通知するようにタグで絞ると、すでに返答した人に何度も同じ案内が飛ぶことがなくなります。
③ 物件単位のお知らせ
断水・受水槽清掃・消防点検・外壁工事などは、その物件の入居者だけに届けたい情報です。掲示だけだと見落とされ、当日に問い合わせが集中します。
- 物件ごとにタグを付けておき、該当物件の入居者にだけ配信
- 2週間前・前日の2回に分けて送る
- 立ち入りが必要な点検は、希望時間帯を予約枠で受ける
掲示物とLINEの両方で伝えることで、当日の「聞いていない」を減らせます。
④ オーナー向けの連絡
オーナーは別タグで管理し、入居者向けの配信とは完全に分けます。
- 月次報告のお知らせと、資料へのリンク
- 空室の内見件数・申込み状況の共有
- 修繕が必要になったときの見積り連絡と、承諾の受け取り
- 法改正・設備の更新時期など、判断が必要になる情報
入居者向けの配信がオーナーに届かないよう、タグの管理は必ず分けておくことが前提です。
⑤ 内見予約を24時間受ける
空室の問い合わせは、夜間や土日に発生します。
- 物件ごとに内見枠を出し、ログイン不要で予約してもらう
- 予約完了時に、現地の集合場所・持ち物・本人確認について自動返信
- 前日にリマインド、内見後にお礼と申込みの流れを配信
- 申込みに至らなかった人には、条件の近い空室が出たときに配信
友だち追加を増やす導線
- 入居時の鍵の引き渡しに合わせて登録してもらう（入居のしおりにQRを入れる）
- 契約書類・重要事項説明の書類一式にQRを同封する
- 各物件のエントランス掲示板にQR。「設備の不具合はLINEで受け付けます」と用途を書く
- 自社サイトの「お問い合わせ」ボタンをLINEに並べる
- ポータルサイト経由の問い合わせに返信するとき、LINEのリンクを添える
- 現地看板・空室の窓の掲示にQR
エルたすは流入経路ごとにQRを分けて計測できるので、「入居時案内からの登録が最も多い」といった判断ができます。
運用で気をつけたいこと
- 緊急性の高い連絡（水漏れ・ガス漏れ・火災・鍵の閉じ込め）は、LINEだけに集約しない。メニューの最上部に緊急連絡先を常設し、自動応答でも先に電話番号を案内する
- 個人情報（契約内容・家賃の状況）をLINEで扱う範囲は、社内で線引きを決めてから運用する
- 家賃の遅れに関する連絡は、個別トークで、事実の確認にとどめる
- 配信頻度は月1〜2回程度が目安。入居者向けは必要な連絡だけに絞ったほうが解除されにくい
- 入居者とオーナーのタグは必ず分ける。誤配信は信用に直結します
- 契約・法令にかかわる案内は、書面での通知が必要な場合があるためLINEで代替しない
まとめ
賃貸管理会社のLINE活用は、次の4つに集約されます。
- 不具合連絡のフォーム化で、聞き取りの時間を減らし、写真付きで業者手配を早める
- 自動応答で、鍵・ゴミ出し・駐車場といった定番の問い合わせを24時間さばく
- 更新・退去のリマインドで、期限前の督促と説明の手間をなくす
- 物件別・相手別のタグ配信で、必要な人にだけ必要な連絡を届ける
エルたすなら、これらの機能（予約管理・リマインダ・ステップ配信・自動応答・リッチメニュー・タグ配信・分析・AIビルダー）を月額6,980円（税抜）からまとめて使えます。初期費用は0円、有料プランは14日間無料で試せます。フリープランはカード登録不要で始められ、入居者や内見希望者はログイン不要でそのままLINEから連絡・予約ができます。案内文の下書きはAIが作れるので、担当者が現場に出ている時間の長い管理会社でも運用を続けやすい設計です。
まずは「不具合の受付フォーム」と「更新のリマインド」だけでも、電話の鳴る回数は変わってきます。