土地家屋調査士の仕事は、現地に出ている時間が長いのが特徴です。測量、境界の立会い、法務局や役所での調査。事務所に戻るのは夕方で、その間にかかってきた電話は留守電か、事務員のメモで残っています。
折り返すと「もう別の先生に頼みました」。建物の表題登記のように引き渡し日が決まっている案件では、依頼者は連絡が取れる事務所を選びます。1日の折り返しの遅れが、そのまま失注になります。
一方で、境界確定のように半年から1年かかる案件もあります。長い案件ほど「今どうなっているのか」が依頼者に見えず、途中で不安の電話が入ります。
この記事では、土地家屋調査士事務所がLINE公式アカウントを使って、相談受付・資料回収・日程調整・進捗連絡を仕組み化する方法を紹介します。
土地家屋調査士事務所がつまずきやすいこと
- 現地・法務局に出ている時間が長く、日中の電話に出られない
- 折り返しが翌日になり、急ぎの依頼を他事務所に取られる
- 権利証・公図・測量図・建築確認書類などの資料が郵送やFAXでしか集まらない
- 依頼者がどの書類を持っているのか分からず、確認だけで何往復もする
- 境界立会いの日程調整が、隣地所有者を含めた三者以上の電話リレーになる
- 半年以上かかる案件で、依頼者に進捗が見えず不安の連絡が入る
- 不動産会社・工務店・ハウスメーカーからの依頼が担当者の携帯電話に集中し、事務所で共有できない
- 相見積もりで比較されるのに、費用の目安を最初に出せていない
なぜ土地家屋調査士にLINEが向いているのか
- 依頼者の多くは一般の個人（相続・売却・新築）で、電話よりLINEのほうが心理的に連絡しやすい
- 資料を写真で送ってもらえる。権利証や図面をスマホで撮って送るだけで、初期の確認が進む
- 現地に出ていても、移動の合間に文字で返せる。電話と違って手が空いた瞬間に処理できる
- 案件の期間が長いので、節目ごとの進捗連絡を自動化する価値が大きい
- 不動産会社・工務店との継続取引が売上の柱になる業種。窓口を事務所として一本化できる
- 業務の性質上、24時間受け付けても即答は求められない。翌営業日対応と最初に伝えておけば十分成立する
エルたすでできること（土地家屋調査士事務所の使い方）
エルたすを使うと、事務作業は次のように減らせます。
| やりたいこと | エルたすの機能 | 使い方 |
|---|---|---|
| 日中の電話を取りこぼしたくない | 予約管理 | 相談内容・物件所在地・希望日時をフォームで24時間受付。依頼者はログイン不要 |
| 現地に出ていても対応したい | 自動応答 | 「対応エリア」「費用の目安」「期間の目安」「必要書類」に24時間自動返信 |
| 資料を早く集めたい | 個別トーク（画像受信） | 権利証・公図・測量図・確認済証をスマホで撮って送ってもらう |
| 何を用意すべきか伝えたい | ステップ配信 | 相談受付後に、案件種別ごとの必要書類リストを自動で送る |
| 立会いの日程調整を楽にしたい | 予約管理 | 候補日をフォームで提示し、依頼者・隣地の都合を文字で回収 |
| 進捗が見えない不安を消したい | 予約配信・ステップ配信 | 「申請しました」「登記完了しました」など節目の連絡を自動化 |
| 依頼元で案内を変えたい | タグ・セグメント配信 | 「個人（相続）」「個人（新築）」「不動産会社」「工務店」で出し分け |
| 相談の入口を常に見せたい | リッチメニュー | 相談予約・費用の目安・必要書類・対応エリア・事務所案内を常設 |
| 事務所として案件を共有したい | 個別トーク | 担当者の個人携帯ではなく、事務所のアカウントでやりとりを一本化 |
| 提携先からの依頼を増やしたい | ステップ配信・配信 | 法改正や運用変更の情報を提携先だけに定期配信 |
| どの案内が読まれたか知りたい | 分析 | クリック数から、費用ページ・書類ページの改善点を見つける |
| 案内文を書く時間がない | AIビルダー | 必要書類の案内文や進捗連絡の下書きをAIが自動生成 |
「必要書類リスト」の自動送信が、いちばん効く
土地家屋調査士の初動でいちばん時間を食うのは、資料集めの往復です。依頼者は何が必要か分かりませんし、「権利証」と言われても、どれがそれなのか分かりません。
相談を受け付けた直後に、案件種別ごとのリストを自動で送っておきます。
ご相談ありがとうございます。 建物の表題登記に必要な書類は次のとおりです。お手元にあるものを、写真で撮ってこのままお送りください。 ・建築確認済証／検査済証 ・工事完了引渡証明書 ・建築業者の印鑑証明書 ・住民票 ・土地の権利証または登記識別情報 ※足りないものがあっても大丈夫です。分かる範囲でお送りください。
「写真で送ってください」と書くこと、「足りなくてもよい」と添えること。この2つで、依頼者が動き出すまでの時間が大きく縮みます。郵送を待つ数日が、その日のうちに済みます。
費用と期間の目安は、最初に自動で答える
相見積もりで比較されるとき、最初に答えを出した事務所が有利です。「詳しくは面談で」とだけ返すと、その間に他所へ流れます。
自動応答で、次のような形にしておきます。
| よくある質問 | 自動応答で返す内容 |
|---|---|
| 費用はいくら？ | 案件種別ごとの目安レンジと、金額が変わる要因（面積・隣地の数・現況）を明示 |
| どれくらいかかる？ | 表題登記は◯週間、境界確定は◯か月といった標準的な期間 |
| 対応エリアは？ | 市町村名を並べて明示。エリア外の場合の紹介可否も書く |
| 何を用意すればいい？ | 案件種別を選ぶと、必要書類リストが返る |
| 隣の人と揉めている | 対応できる範囲と、弁護士など他士業との連携について |
金額が変わる要因まで書くのがポイントです。数字だけを出すと「安いところ」を探す比較になりますが、要因まで説明すると「ちゃんと見てくれる事務所」に見えます。
長い案件こそ、進捗の1通が信頼になる
境界確定は、隣地所有者の都合や役所の手続きで数か月かかります。依頼者からは何も進んでいないように見える期間が必ずあります。
| 節目 | 送る内容 |
|---|---|
| 受任時 | 全体の流れと、おおよそのスケジュール |
| 資料調査の完了時 | 法務局・役所での調査が終わったこと |
| 現地測量の後 | 測量が完了し、次は隣地との立会い調整に入ること |
| 立会い日程が決まった時 | 日時・場所・当日の所要時間・服装 |
| 立会いの完了後 | 立会いが済んだこと、次の工程 |
| 申請時 | 法務局に申請したこと、完了までの見込み |
| 完了時 | 完了報告と、成果品の受け渡し方法 |
これを毎回手で書くのは大変ですが、案件種別ごとにテンプレートを用意しておけば、日付と物件名を差し替えるだけで済みます。「連絡がない＝進んでいない」と受け取られるのが一番もったいないので、進捗の1通は必ず入れてください。
具体的な活用シナリオ（相談から完了・次の依頼まで）
| タイミング | 送る内容 | ねらい |
|---|---|---|
| 相談受付の直後 | 受付完了＋折り返しの目安時間 | 「届いているか」の不安を消す |
| 翌営業日 | 案件種別ごとの必要書類リスト | 資料集めを先に動かす |
| 面談・見積り後 | 見積内容の確認＋全体スケジュール | 判断材料をまとめて渡す |
| 受任後 | 工程ごとの進捗連絡（節目ごと） | 「進んでいる」を可視化する |
| 完了時 | 完了報告＋成果品の受け渡し案内 | きれいに締める |
| 完了1か月後 | 登記後に必要になる手続きの豆知識 | 売り込み以外の接点をつくる |
| 完了半年後 | 相続・売却時に必要になる測量の話 | 次の相談先として思い出してもらう |
| 提携先へ（随時） | 法改正・登記実務の運用変更のお知らせ | 継続依頼の関係を保つ |
提携先向けの配信は、単価の高い接点になる
不動産会社・工務店・ハウスメーカーからの依頼は、1件あたりの金額よりも、継続することに価値があります。
提携先だけにタグを付けて、年に数回、法改正や運用変更の情報を送っておく。それだけで「次もあの事務所に」と思い出してもらえます。売り込みではなく情報提供の形にするのがコツです。
タグの付け方の例
| タグ | 配信するとき |
|---|---|
| 個人・相続関連 | 相続登記の期限、遺産分割に伴う測量の話 |
| 個人・新築 | 表題登記の流れ、引き渡し前の注意点 |
| 個人・売却予定 | 売却時に必要な確定測量の説明 |
| 不動産会社 | 法改正、実務の運用変更、繁忙期の受注枠 |
| 工務店・ハウスメーカー | 表題登記のスケジュール調整、必要書類の共有 |
| 案件進行中 | 工程ごとの進捗連絡（案件ごとに送る） |
| 完了済み | 年1回程度の情報提供のみ |
士業でも、LINEを使うことに問題はない
「士業がLINEで相談を受けていいのか」と気にされる方がいますが、問い合わせの受付と連絡手段としてのLINE利用に制限はありません。実際に、税理士・行政書士・司法書士事務所でも一般的な窓口になっています。
気をつけるのは次の点です。
- 依頼者の氏名・地番など、個人情報を配信（一斉送信）に載せない（個別トークで扱う）
- 具体的な法律判断が必要な内容は、LINE上で断定せず面談に案内する
- 隣地との紛争に関わる話は、弁護士法の線引きを踏まえて対応範囲を明示する
- 事務所のアカウントとして運用し、担当者の個人LINEに紐づけない
この4点を守っておけば、日常業務の連絡手段として問題なく使えます。
まとめ
土地家屋調査士の仕事は、現地と法務局にいる時間が価値を生む仕事です。折り返しの電話と資料の督促に時間を取られるほど、その時間は削られます。
エルたすは、24時間の相談受付・リマインダ・ステップ配信・自動応答・タグ配信をまとめて使えるLINE運用ツールです。月額6,980円（税抜）から、初期費用は0円。依頼者はログイン不要で相談や資料の送付ができるので、「アプリを入れてください」とお願いする必要もありません。有料プランは14日間無料で試せて、フリープランはカード登録も不要です。必要書類の案内文や進捗連絡の下書きはAIが用意します。
まずは費用と期間の自動応答と、必要書類リストの自動送信の2つから。現地から戻ったときに、資料がもう届いている状態を作れます。