デイサービスの現場では、電話が鳴りやみません。ご家族からの欠席連絡、ケアマネジャーからの空き状況の問い合わせ、見学の申し込み、送迎時間の相談。そのたびに職員がフロアを離れると、利用者さまへのケアが薄くなります。
一方で、台風や感染症で急に休業を決めたときに、全員へ確実に連絡する手段がないという不安も抱えがちです。この記事では、デイサービス・通所介護事業所がLINE公式アカウントで連絡業務を軽くし、見学・体験の入り口をつくる方法を紹介します。
介護事業所がつまずきやすいこと
- 欠席連絡・送迎時間の相談で、朝の時間帯に電話が集中する
- ケアマネジャーからの「空きありますか？」に、担当者しか答えられない
- 急な休業・臨時対応を、利用者ご家族全員に電話で伝えるのに何時間もかかる
- 見学希望の問い合わせに出られず、そのまま他の事業所へ流れる
- 活動の様子や行事の写真を、ご家族に見てもらう手段がない（本人からは伝わりにくい）
- 求人を出しても応募の連絡が電話のみで、応募のハードルが高い
なぜ介護事業所にLINEが向いているのか
- 相手が3種類いる（ご家族／ケアマネジャー／求職者）。LINEなら1つの窓口でタグを分けて出し分けられる
- ご家族の中心は50〜70代の子世代で、LINEは日常的に使われている
- 緊急時の連絡が一斉配信で数分で届く。電話1軒ずつのローラーが不要になる
- ケアマネジャーは複数事業所を比較している。空き状況をこまめに出せる事業所が選ばれる
- 行事の写真を届けるとご家族の安心感が上がり、継続利用につながる
エルたすでできること（デイサービスの使い方）
エルたすを使うと、事業所の連絡業務は次のように整理できます。
| やりたいこと | エルたすの機能 | 使い方 |
|---|---|---|
| 見学・体験を受け付けたい | 予約管理 | 見学希望日をログイン不要のフォームで24時間受付。担当者は一覧で確認するだけ |
| 空き状況を伝えたい | タグ・セグメント配信 | 「ケアマネジャー」タグの相手にだけ、週1回の空き枠情報を配信 |
| 急な休業を全員に伝えたい | メッセージ配信 | 利用者ご家族へ一斉配信。台風・感染症・道路事情の連絡が数分で届く |
| よくある質問に答えたい | 自動応答 | 「利用料」「送迎エリア」「営業時間」「見学」などのキーワードに24時間自動返信 |
| 情報をいつでも見せたい | リッチメニュー | 事業所案内・1日の流れ・料金・見学申込・アクセスを常設ボタンに |
| 対象ごとに案内を変えたい | タグ・セグメント配信 | 「ご家族」「ケアマネ」「見学検討中」「求職者」で配信内容を切り替え |
| 見学後に検討を後押ししたい | ステップ配信 | 見学日を起点に、お礼→1日の流れの紹介→体験利用のご案内を自動配信 |
| 採用の応募を増やしたい | 予約管理・自動応答 | 見学・面談の申込をLINEから。電話より心理的ハードルが低い |
| 配信文を書く時間がない | AIビルダー | 行事のお知らせや月次の便りの下書きをAIが自動生成 |
ケアマネジャー向けの配信が、いちばん効く
デイサービスの新規利用者は、ケアマネジャーの紹介から入ることが多くの事業所で最大の流入経路です。ところが、空き状況が伝わるのは「たまたま電話をもらったとき」だけ——これでは、より頻繁に情報をくれる事業所に紹介が流れます。
ケアマネジャー限定のタグをつくり、週1回、決まった曜日に次の内容を送るだけで、紹介の想起率が変わります。
- 今週の空き枠（曜日別・人数）
- 受け入れ可能な状態像（入浴対応・送迎エリアなど、事実ベースで）
- 直近の行事や取り組みの写真1枚
配信は事業所からの情報提供として、事実に基づいた内容にとどめてください。効果や改善を約束するような表現、他事業所との優劣を断定する表現は避けます。個人が特定される情報（利用者さまのお名前・状態）は絶対に配信に載せないでください。
ご家族への一斉連絡は、電話を置き換えるものではない
台風や感染症での急な休業は、LINEの一斉配信＋必要な方への電話という二段構えが現実的です。一斉配信で大半のご家族に数分で届き、既読や反応がない方にだけ電話をかける——これで朝の連絡業務は大きく圧縮できます。
なお、緊急性の高い個別の体調連絡や事故報告は、必ず従来どおり電話で行ってください。LINEはあくまで「全員に同じ内容を素早く届ける」用途に限定するのが安全です。
具体的な活用シナリオ（問い合わせ〜利用開始まで）
| タイミング | 送る内容 | 目的 |
|---|---|---|
| 友だち追加直後 | 事業所の紹介・1日の流れ・見学申込リンク | 何ができる場所かを最初に伝える |
| 見学申込の完了時 | 日時・場所・駐車場・当日の所要時間・持ち物 | 当日の不安を消す |
| 見学の前日 | リマインド＋アクセス地図 | 来所忘れを防ぐ |
| 見学の翌日 | お礼＋施設の1日の様子（写真つき） | 検討中のご家族の判断材料になる |
| 3日後 | 体験利用のご案内＋よくある質問（費用・送迎） | 次の一歩をつくる |
| 1週間後（未申込の方だけ） | ケアマネジャーへの相談方法の案内 | 手続きが分からず止まっている方を助ける |
| 利用開始後・毎月 | 月間予定・行事のお知らせ・活動の写真 | ご家族の安心と継続につながる |
行事の写真を月に1〜2回届けるだけでも、「うちの親がどう過ごしているか分かって安心した」という反応が返ってきます。これは営業ではなく、信頼の積み上げです。写真を載せるときは、必ず本人・ご家族の同意を取ったものだけを使ってください。
個人情報の扱いで守ること
介護事業所は、扱う情報の重さが他業種と違います。運用ルールを最初に決めておいてください。
- 利用者さまの氏名・状態・健康情報を一斉配信に載せない
- 写真の掲載は書面での同意を得たものだけ。同意の撤回もいつでも受け付ける
- LINEでの個別相談は受付と日程調整までとし、具体的な相談は電話・面談で行う
- アカウントの管理者を明確にし、退職時のアクセス権削除を運用に組み込む
まとめ
デイサービスの職員に本来やってほしいのは、電話対応ではなく目の前の利用者さまと向き合うことです。空き状況の案内、見学の受付、休業のお知らせ——繰り返し発生する連絡は、仕組みに任せられます。
エルたすは、24時間予約・一斉配信・タグ別の出し分け・自動応答・ステップ配信をひとまとめにしたLINE運用ツールです。月額6,980円（税抜）から使え、初期費用は0円。ご家族やケアマネジャーはログイン不要で見学予約ができるので、「アプリを入れてください」とお願いする必要がありません。有料プランは14日間無料でお試しでき、フリープランはカード登録も不要です。お知らせ文の下書きはAIが用意するので、事務作業の時間もほとんどかかりません。
まずは「見学申込フォーム」と「ケアマネジャー向けの週1配信」の2つから。それだけで、朝の電話は目に見えて減ります。